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Öffentliche EU-Dokumente: wann keine Apostille mehr nötig ist
Seit dem 16. Februar 2019 zirkulieren bestimmte in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte öffentliche Urkunden in einem anderen Mitgliedstaat ohne Apostille. Das ist nützlich, aber begrenzt: Die Regel betrifft bestimmte Dokumente und beseitigt nicht alle Fragen zu Übersetzung oder Annahme.
Das Verfahren verstehenWelche Dokumente sind erfasst?
Link zu diesem AbschnittDie Verordnung erfasst eine Liste öffentlicher Urkunden, darunter bestimmte Personenstandsurkunden, Wohnsitzbescheinigungen, Nachweise über das Nichtvorliegen eines Strafregistereintrags und andere genau definierte Verwaltungsdokumente. Sie gilt also nicht für jedes amtliche Dokument nur deshalb, weil es aus einem EU-Land stammt.
Was schafft die Verordnung genau ab?
Link zu diesem AbschnittSie schafft die Apostille zwischen Mitgliedstaaten für die erfassten Dokumente ab. Sie garantiert jedoch nicht, dass das Dokument für jeden denkbaren rechtlichen Zweck akzeptiert wird: Die empfangende Behörde behält ihren Spielraum in der Sache.
Und was ist mit der Übersetzung?
Link zu diesem AbschnittFür erfasste Dokumente und Sachgebiete kann die ausstellende Behörde ein mehrsprachiges Standardformular zur öffentlichen Urkunde ausstellen. Es ersetzt diese nicht. Eine beglaubigte Übersetzung darf dann nur ausnahmsweise verlangt werden, wenn der Inhalt nicht vollständig verstanden wird. Zweisprachige Geschäftsunterlagen fallen nicht automatisch darunter.
Die europäische Regel prüfen
Link zu diesem AbschnittBei Dokumenten im Anwendungsbereich der Verordnung 2016/1191 ist die beglaubigte Übersetzung durch eine befugte Person eines Mitgliedstaats in den anderen Mitgliedstaaten anzuerkennen. Das macht nicht jede Übersetzung jedes ausländischen Dokuments automatisch verwendbar.
EU-Urkunde: Was vor einer Übersetzung prüfen?
Link zu diesem AbschnittNotieren Sie Ausstellungsland, Zielland und Art der Urkunde. Die Sprache allein entscheidet nicht über die EU-Befreiung. Unterscheiden Sie diese drei Situationen, bevor Sie Unterlagen an CertiDocs senden.
| Ihre Situation | Was zu prüfen ist | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Spanische Geburtsurkunde für eine belgische Gemeinde | Diese Urkunde ist erfasst: Für ihre Echtheit darf keine Apostille verlangt werden. | Fragen Sie die Gemeinde gesondert nach Sprache und Form für Ihr Verfahren. |
| Urkunde mit mehrsprachigem Standardformular | Das Formular gehört zur Urkunde. Bei unverständlichem Inhalt kann ausnahmsweise eine beglaubigte Übersetzung verlangt werden. | Lassen Sie beide Dokumente prüfen, bevor Sie eine unnötige Übersetzung bestellen. |
| EU-Diplom oder Dokument aus einem Nicht-EU-Land | Verordnung 2016/1191 befreit nicht jedes Dokument von sämtlichen Formalitäten. | Gehen Sie von Empfängervorgaben und Dokumentart aus; bestellen Sie nicht automatisch eine Apostille. |
Vorzubereitende Dokumente
- Prüfen, ob das Dokument tatsächlich unter die EU-Verordnung fällt
- Ausstellungs- und Bestimmungsmitgliedstaat innerhalb der EU bestätigen
- Prüfen, ob für das Dokument ein mehrsprachiges Formular existiert
- Bewerten, ob eine Übersetzung für die empfangende Behörde dennoch sinnvoll bleibt
Schritte
Den Anwendungsbereich prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument und Ihre Situation tatsächlich unter die EU-Verordnung fallen.
Die empfangende Behörde bestätigen
Prüfen Sie, wie die empfangende Behörde diese Art von Dokument tatsächlich behandelt.
Das mehrsprachige Formular suchen
Wenn es für Ihr Dokument existiert, kann es eine gesonderte Übersetzung vermeiden.
Entscheiden, ob eine Übersetzung dennoch sinnvoll bleibt
Je nach Dokument und empfangender Behörde kann eine vereidigte Übersetzung weiterhin die sauberste Lösung sein.
Gut zu wissen
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Häufig gestellte Fragen
+−Zirkulieren alle europäischen Dokumente ohne Apostille?
+−Bedeutet keine Apostille automatische Anerkennung?
+−Ersetzt das mehrsprachige Formular immer die Übersetzung?
+−Gilt die Verordnung auch für Nicht-EU-Länder?
+−Kann ich mich trotzdem für eine vereidigte Übersetzung entscheiden?
Amtliche Quelle
Verwendete amtliche Quellen
Die folgenden Verweise sind die öffentlichen Quellen, mit denen diese Seite dokumentiert wurde. Die endgültige Entscheidung liegt stets bei der zuständigen Behörde.
Analyse von CertiDocs: CertiDocs erklärt das Verfahren und hilft bei der Vermittlung. CertiDocs ist keine Behörde und mit keiner Verwaltung verbunden.