CertiDocsDe praktische gids
EU-documenten zonder apostille: wanneer kan het?
Sinds 16 februari 2019 circuleren bepaalde openbare documenten die in een EU-lidstaat zijn afgegeven zonder apostille in een andere lidstaat. Dat is nuttig, maar beperkt: de regel geldt voor bepaalde documenten en lost niet alle vragen over vertaling of aanvaarding op.
De procedure begrijpenWelke documenten zijn betrokken?
Link naar deze sectieDe verordening geldt voor een lijst van openbare documenten, waaronder bepaalde akten van de burgerlijke stand, verblijfsattesten, bewijs van afwezigheid van strafblad en andere nauwkeurig omschreven administratieve documenten. Ze geldt dus niet voor zomaar elk officieel document uit een EU-land.
Wat schaft de verordening precies af?
Link naar deze sectieZe schaft de apostille tussen lidstaten af voor de documenten die onder de regeling vallen. Dat garandeert echter niet dat het document voor elk denkbaar rechtsgevolg zal worden aanvaard: de ontvangende overheid behoudt haar beoordelingsmarge over de inhoud.
En de vertaling?
Link naar deze sectieVoor de gedekte documenten en onderwerpen kan de uitgevende overheid een meertalig modelformulier bij het openbare document leveren. Het vervangt de akte niet. Een gewaarmerkte vertaling kan dan slechts uitzonderlijk worden gevraagd als de overheid de inhoud niet volledig begrijpt. Een tweetalig handelsdocument valt niet automatisch onder die regeling.
De Europese regel controleren
Link naar deze sectieVoor documenten onder verordening 2016/1191 moet een door een bevoegde persoon in een lidstaat gemaakte gewaarmerkte vertaling in de andere lidstaten worden aanvaard. Daardoor wordt niet elke vertaling van elk buitenlands document automatisch aanvaardbaar.
Europese akte: wat controleren vóór u een vertaling betaalt?
Link naar deze sectieNoteer het land van afgifte, het bestemmingsland en het type akte. De taal alleen bepaalt niet of de Europese vrijstelling geldt. Onderscheid deze drie situaties voordat u uw stukken aan CertiDocs bezorgt.
| Uw situatie | Te controleren | Volgende stap |
|---|---|---|
| Spaanse geboorteakte voor een Belgische gemeente | Deze akte valt onder de regeling: voor de echtheid mag geen apostille worden geëist. | Vraag de gemeente afzonderlijk naar de aanvaarde taal en vorm voor uw procedure. |
| Akte met meertalig modelformulier | Het formulier hoort bij de akte. Bij onvoldoende begrijpelijke inhoud kan uitzonderlijk een gewaarmerkte vertaling worden gevraagd. | Laat beide stukken controleren voordat u onnodig een vertaling bestelt. |
| Europees diploma of document uit een niet-EU-land | Verordening 2016/1191 stelt niet alle documenten vrij van alle formaliteiten. | Vertrek van de instructies van de ontvanger en het precieze documenttype; bestel niet automatisch een apostille. |
Voor te bereiden documenten
- Controleren of het document wel onder de EU-verordening valt
- De lidstaat van afgifte en bestemming binnen de EU bevestigen
- Nagaan of er een meertalig formulier voor het document bestaat
- Beoordelen of een vertaling toch nuttig blijft volgens de ontvangende overheid
Te volgen stappen
Het toepassingsgebied controleren
Zorg ervoor dat uw document en situatie werkelijk onder de Europese verordening vallen.
De ontvangende overheid bevestigen
Controleer hoe de ontvangende overheid dit type document concreet behandelt.
Het meertalige formulier zoeken
Als het voor uw document bestaat, kan het een aparte vertaling vermijden.
Beslissen of een vertaling toch nuttig blijft
Afhankelijk van het document en van de ontvangende overheid kan een beëdigde vertaling nog altijd de netste oplossing zijn.
Goed om te weten
Gidsen
Over hetzelfde onderwerp
Andere stappen om voor te bereiden. Apostille, legalisatie en buitenlandse documenten.
EU-akte met meertalig formulier: vertaling nodig?
Controleer of een officieel formulier vertaling kan vermijden.
Vertaling uit Frankrijk of de EU: geldig in België?
Laat een bestaande EU-vertaling controleren.
Tweetalig document en vertaling in België
Controleer of een tweetalig document nog vertaling nodig heeft.
Voor uw dossier
Betreffende documenten
Veelgevraagde vertalingen
Budget
Bereid uw vertaalaanvraag voor
Kies de documentsoort in het formulier om uw vaste prijs te zien.
Eén vaste prijs per volledig document, ongeacht het aantal pagina’s. Bevestig de prijs vóór verzending. Alle tarieven bekijken
Veelgestelde vragen
+−Circuleren alle Europese documenten zonder apostille?
+−Betekent geen apostille automatische aanvaarding?
+−Vervangt het meertalige formulier altijd de vertaling?
+−Geldt de verordening ook voor landen buiten de EU?
+−Kan ik toch nog voor een beëdigde vertaling kiezen?
Officiële bron
Gebruikte officiële bronnen
De onderstaande verwijzingen zijn de openbare bronnen waarmee deze pagina is gedocumenteerd. De uiteindelijke beslissing blijft altijd bij de bevoegde overheid.
Analyse door CertiDocs: CertiDocs legt de procedure uit en helpt bij de koppeling met een professional. CertiDocs is geen overheidsdienst en is niet verbonden aan een overheid.