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Apostille ou légalisation : laquelle vous faut-il ?

Apostille ou légalisation ? Comprendre la bonne procédure d'authentification pour vos documents étrangers en Belgique, et dans quel ordre effectuer l'apostille et la traduction certifiée.

Comprendre la procédure
Dernière mise à jour Responsable éditorial : Hiliyeh Bashir3 références

Quelle différence entre apostille et légalisation ?

L'apostille et la légalisation sont deux procédures d'authentification de documents officiels destinés à être utilisés à l'étranger. L'apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) est une forme simplifiée : un cachet unique suffit pour que le document soit reconnu dans tous les pays signataires (125 pays dont la Belgique). La légalisation est la procédure classique pour les pays non signataires : elle implique une chaîne de cachets (commune, SPF Affaires étrangères, ambassade du pays destinataire). En Belgique, l'apostille sur les documents belges est délivrée par le SPF Affaires étrangères.

Source officielleHCCH - Convention ApostillePortail e-Justice - Documents publics dans l'UE

L'ordre correct : apostille d'abord, traduction ensuite

Une erreur fréquente est de faire traduire un document avant de l'apostiller. La bonne séquence est : obtenir le document original dans le pays d'origine, le faire apostiller (ou légaliser) dans ce même pays, puis le faire traduire par un traducteur juré en Belgique. Le traducteur juré traduira alors le document complet, y compris l'apostille. Si l'ordre est inversé, l'apostille ne couvrira pas la traduction, et l'administration belge pourrait refuser le document.

Source officielleHCCH - Convention ApostilleSPF Justice - Légalisation des traductions jurées

Documents à préparer

  • Document original à apostiller ou légaliser
  • Vérification du pays : signataire de La Haye ou non
  • Apostille obtenue AVANT traduction
  • Traduction certifiée du document + apostille
  • Copie du document d'identité

Étapes à suivre

  1. Vérifier si le pays est signataire de la Convention de La Haye

    Consultez la liste officielle des 125 pays signataires sur le site de la HCCH. Si votre pays y figure, une apostille suffit. Sinon, il faudra passer par la légalisation consulaire complète.

  2. Obtenir l'apostille ou la légalisation dans le pays d'origine

    L'apostille est délivrée par l'autorité compétente du pays d'émission du document (ministère des Affaires étrangères, tribunal, etc.). La légalisation consulaire implique de passer par le ministère des Affaires étrangères du pays, puis par l'ambassade ou le consulat de Belgique.

  3. Faire traduire par un traducteur juré belge

    Une fois l'apostille ou la légalisation apposée, confiez le document complet (y compris l'apostille) à un traducteur juré inscrit au SPF Justice. La traduction couvrira l'intégralité du document et de ses cachets d'authentification.

  4. Utiliser le document dans la démarche administrative

    Votre document apostillé (ou légalisé) et traduit est désormais recevable auprès des administrations belges : commune, tribunal, Office des Étrangers, notaire ou toute autre institution.

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Questions fréquentes

+Quelle est la différence entre apostille et légalisation ?
L'apostille est un cachet unique reconnu par les 125 pays signataires de la Convention de La Haye (1961). La légalisation est une chaîne d'authentifications nécessaire pour les documents destinés à des pays non signataires. L'apostille est plus rapide et moins coûteuse.
+Qui délivre l'apostille en Belgique ?
Pour les documents belges destinés à l'étranger, l'apostille est délivrée par le SPF Affaires étrangères. Pour un document étranger destiné à la Belgique, l'apostille doit être obtenue auprès de l'autorité compétente du pays d'émission.
+Faut-il apostiller avant ou après la traduction ?
Toujours avant. La séquence correcte est : document original → apostille dans le pays d'origine → traduction par un traducteur juré en Belgique. Le traducteur traduit le document complet y compris l'apostille.
+Mon pays n'est pas signataire de la Convention de La Haye, que faire ?
Pour les pays non signataires (ex. : RD Congo, certains pays du Moyen-Orient), il faut passer par la légalisation consulaire : le document est d'abord authentifié par le ministère des Affaires étrangères du pays d'origine, puis légalisé par l'ambassade ou le consulat de Belgique sur place.
+Quelle est la durée de validité d'une apostille ?
L'apostille elle-même n'a pas de date d'expiration. Cependant, le document sous-jacent peut avoir une durée de validité limitée. Par exemple, un casier judiciaire doit généralement dater de moins de 3 à 6 mois selon l'administration belge qui le demande.
+Les documents de l'Union européenne ont-ils besoin d'une apostille ?
Depuis le règlement européen 2016/1191, certains documents publics (naissance, mariage, décès, état civil) émis dans un pays de l'UE sont dispensés d'apostille et de légalisation lorsqu'ils sont présentés dans un autre pays de l'UE. Une traduction certifiée reste toutefois nécessaire.

Source officielle

Sources officielles utilisées

Les références ci-dessous sont les sources publiques utilisées pour documenter cette page. La décision finale appartient toujours à l’autorité compétente.

Source officielleHCCH - Convention ApostilleSource officiellePortail e-Justice - Documents publics dans l'UESource officielleSPF Justice - Légalisation des traductions jurées

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