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Frais de justice : JustInvoice, justificatifs et Peppol
Pour une mission sur réquisition judiciaire, le dossier de frais et la facture électronique ont des fonctions distinctes. Voici la procédure publiée par le SPF Justice.
Comprendre la procédureÉtat de frais et facture : deux transmissions distinctes
Lien vers cette sectionDepuis le 1er janvier 2026, le SPF Justice impose JustInvoice pour déposer les frais de justice, sauf modalités spécifiques communiquées à certaines entreprises. C’est une procédure administrative : la FAQ précise qu’aucune loi n’impose ce logiciel nommément. Pour les prestataires assujettis à la TVA sur réquisition judiciaire, une facture électronique Peppol s’ajoute au dossier. Mercurius est une option, pas un outil obligatoire.
Réquisition, approbation et état de frais
Lien vers cette sectionLa réquisition écrite précise la mission avant l’intervention. Après la prestation, obtenez l’approbation écrite et joignez-la à l’état de frais détaillé. Pour l’interprétation, faites consigner début, fin et attente ; pour la traduction, le nombre de mots approuvé. La facture ne remplace pas ces justificatifs. Demandez l’accord du requérant avant d’étendre la mission.
Déposer, faire taxer, puis rapprocher la facture
Lien vers cette sectionDéposez d’abord le dossier complet dans JustInvoice pour obtenir son identifiant. La taxation vérifie les frais ; la liquidation intervient ensuite. Le montant facturé doit correspondre au montant taxé. La facture doit reprendre les références ROJ-FJGK du bureau et JINV du dossier. Depuis le 20 mai 2026, un rejet peut provenir du champ structuré UBL de référence de commande, même si le PDF affiche le bon code.
Barèmes judiciaires : montants et unités hors TVA
Lien vers cette sectionLa circulaire 131/13 du 16 janvier 2026, publiée au Moniteur le 21 janvier, indexe les tarifs de 2,23 % pour les prestations accomplies en 2026, avec effet au 1er janvier. Le tableau reprend les taux de base du titre II ; les minima et majorations de l’arrêté du 22 décembre 2016 restent à appliquer selon la mission. Ces montants rémunèrent les réquisitions judiciaires et ne fixent pas les prix d’une commande privée chez CertiDocs.
| Votre situation | Point à vérifier | Prochaine étape |
|---|---|---|
| Interprétation : prestation | 62,78 € HT/heure | Relever les minutes réellement interprétées ; vérifier les minima et majorations. |
| Interprétation : attente | 44,47 € HT/heure | Faire approuver l’attente ; appliquer la règle de la première heure garantie. |
| Interprétation : déplacement | 0,6929 € HT/km | Justifier la distance réelle et conserver la précision du tarif. |
| Traduction français ↔ néerlandais | 0,0785 € HT/mot | Utiliser le nombre de mots approuvé et vérifier le minimum de réquisition. |
| Traduction : groupe linguistique du point 1.3 | 0,1236 € HT/mot | Vérifier la liste : finnois, letton, estonien, slovène, lituanien, albanais, maltais, hébreu, tibétain, langues turques et roms. |
| Traduction : autres langues au mot | 0,1061 € HT/mot | Écarter d’abord les catégories précédentes et le régime à la ligne. |
| Traduction à la ligne : logogrammes ou braille | 1,2486 € HT/ligne | Appliquer les unités de l’article 1 et vérifier le minimum de 30 lignes. |
Faut-il encore signer l’état de frais ?
Lien vers cette sectionL’état de frais déposé via JustInvoice puis suivi d’une facture électronique n’exige plus de signature. Pour un non-assujetti sans facture électronique, la déclaration de créance reste à signer. Cette distinction ne supprime pas l’approbation de la prestation par le requérant.
Intérêts de retard : conditions et point de départ
Lien vers cette sectionLe SPF Justice annonce depuis le 1er février 2026 le versement automatique d’indemnités et d’intérêts après 30 jours à compter de la réception de la facture, pour une transaction commerciale avec dossier complet et correct. Ce délai ne part donc pas simplement du jour de l’interprétation.
Client professionnel ou particulier : un autre périmètre
Lien vers cette sectionUne commande privée de traduction ne devient pas un frais de justice. La facturation structurée B2B depuis janvier 2026 concerne en principe les opérations entre entreprises belges assujetties à la TVA, avec les exceptions du portail e-facture ; la franchise des petites entreprises n’exclut pas à elle seule l’obligation. Les factures sortantes à des particuliers ne relèvent pas de cette obligation B2B. Vérifiez votre statut et celui du client.
Conseils de préparation CertiDocs
Contrôle avant envoi
Lien vers cette sectionPréparez un dossier de travail par référence JustInvoice et rapprochez réquisition, approbation, calcul et facture. En cas de rejet, comparez les champs réellement transmis par votre logiciel comptable aux consignes actuelles du SPF Justice. Un PDF visuellement correct ne montre pas nécessairement les données structurées envoyées. Conservez accusés de dépôt et corrections ensemble.
Documents à préparer
- Réquisition écrite et référence du dossier
- Approbation avec mots ou durées validés
- État détaillé, références JustInvoice et facture applicable
Étapes à suivre
Identifier le cadre de la mission
Vérifiez s’il s’agit d’une réquisition judiciaire ou d’une commande privée.
Compléter les justificatifs
Rapprochez mission autorisée, prestation approuvée et détail des frais.
Contrôler la transmission
Suivez les consignes officielles liées au dossier et vérifiez les références après envoi.
Bon à savoir
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Les autres étapes à préparer. Exercer comme traducteur ou interprète juré.
Pour votre dossier
Questions fréquentes
+−Le barème judiciaire fixe-t-il le prix d’une traduction privée ?
+−Une facture remplace-t-elle l’approbation ?
+−Faut-il attendre six mois pour déposer ?
+−Un PDF envoyé par email suffit-il pour le B2B obligatoire ?
Source officielle
Sources officielles utilisées
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Analyse CertiDocs: CertiDocs explique la procédure et facilite la mise en relation. CertiDocs n’est pas un service public et n’est affilié à aucune administration.