Een vrouw leest een vel papier naast een open laptop.

CertiDocsDe praktische gids

Is een AI-vertaling geldig voor een officieel document?

Om een document te lezen kan AI volstaan. Voor officiële indiening geldt een andere vraag: wat verlangt de ontvangende instantie precies?

De procedure begrijpen
Verantwoordelijke redactie : Team CertiDocs4 bronnen

Begrijpen is niet bevestigen

Link naar deze sectie

Automatische vertaling kan helpen begrijpen wat in een akte, diploma of brief staat. Dat privégebruik creëert niet de persoonlijke elementen van een Belgische beëdigde vertaling: inschrijving, geregistreerde taalbevoegdheid, identiteit, VTI-nummer en handtekeningen.

Wat de instantie controleert

Link naar deze sectie

De instantie kijkt naar procedure, toegelaten taal, documentvorm en soms legalisatie. Wanneer een Belgische beëdigde vertaling nodig is, kan via de FOD Justitie worden gecontroleerd of de persoon voor de betrokken talen bevoegd is en of de vertaling de vereiste vermeldingen draagt.

Wanneer een gewone vertaling kan volstaan

Link naar deze sectie

Voor intern gebruik, een eerste lezing of wanneer een instantie de brontaal of een gewone vertaling uitdrukkelijk aanvaardt, hoeft niet elk document beëdigd te worden. Vraag die bevestiging wel voor het exacte stuk en de exacte procedure.

De praktische beslissing

Link naar deze sectie

Vraag de ontvanger: welke taal, beëdigde of gewone vertaling, origineel of kopie, elektronische of papieren handtekening, en apostille of legalisatie? Zo vermijdt u een nutteloze bevestiging of een niet-aanvaarde AI-uitvoer.

Voor te bereiden documenten

  • Ontvangende instantie
  • Privé- of officieel gebruik
  • Land van afgifte en gebruik

Te volgen stappen

  1. Bepaal de ontvanger

    Noteer instantie, procedure en gebruiksland.

  2. Vraag de exacte formaliteit

    Bevestig taal, vertaaltype en eventuele legalisatie.

  3. Kies het juiste niveau

    Gebruik AI voor begrip; bestel de beëdigde versie alleen wanneer regel of ontvanger dit eist.

Goed om te weten

Budget

Bereid uw vertaalaanvraag voor

Kies de documentsoort in het formulier om uw vaste prijs te zien.

Eén vaste prijs per volledig document, ongeacht het aantal pagina’s. Bevestig de prijs vóór verzending. Alle tarieven bekijken

Mijn aanvraag voorbereiden

Veelgestelde vragen

+Aanvaardt een overheid een AI-vertaling?
Alleen wanneer haar regels een gewone vertaling of de brontaal toelaten. Trek de aanvaarding van één dienst nooit door naar een andere.
+Kan AI een VTI-nummer toevoegen?
AI kan tekens schrijven, maar geen echte inschrijving creëren. Nummer en persoon moeten in het openbaar Register controleerbaar zijn.
+Is altijd een beëdigde vertaling nodig?
Nee. Dat hangt af van document, procedure, taal en ontvanger. Bevestig dit vóór de bestelling.
+Maakt een apostille de AI-vertaling officieel?
Nee. Apostille, legalisatie en vertaling zijn verschillende formaliteiten. De ene verandert de andere niet automatisch.

Officiële bron

Gebruikte officiële bronnen

De onderstaande verwijzingen zijn de openbare bronnen waarmee deze pagina is gedocumenteerd. De uiteindelijke beslissing blijft altijd bij de bevoegde overheid.

Officiële bronFOD Justitie - Verplichte inschrijving en uitzondering op het Nationaal RegisterOfficiële bronFOD Justitie - Documentatie van het Nationaal RegisterOfficiële bronFOD Justitie - Legalisatie van beëdigde vertalingenOfficiële bronFOD Justitie - Nationaal register van beëdigde vertalers en tolken

Analyse door CertiDocs: CertiDocs legt de procedure uit en helpt bij de koppeling met een professional. CertiDocs is geen overheidsdienst en is niet verbonden aan een overheid.