Een geopend document tussen mappen en gebonden boeken, van dichtbij.

CertiDocsDe praktische gids

Apostille of legalisatie: welke hebt u nodig

Apostille of legalisatie? Begrijp de juiste authenticatieprocedure voor uw buitenlandse documenten in België, en in welke volgorde de apostille en beëdigde vertaling te doorlopen.

De procedure begrijpen
Laatst bijgewerkt Verantwoordelijke redactie : Hiliyeh Bashir3 bronnen

Wat is het verschil tussen apostille en legalisatie?

Apostille en legalisatie zijn twee authenticatieprocedures voor officiële documenten die in het buitenland gebruikt moeten worden. De apostille (Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961) is een vereenvoudigde vorm: één enkel stempel volstaat opdat het document erkend wordt in alle ondertekenende landen (125 landen waaronder België). Legalisatie is de klassieke procedure voor niet-ondertekenende landen: het omvat een keten van stempels (gemeente, FOD Buitenlandse Zaken, ambassade van het bestemmingsland). In België wordt de apostille op Belgische documenten afgeleverd door de FOD Buitenlandse Zaken.

Officiële bronHCCH - Apostilleverdrage-Justice-portaal - Openbare documenten in de EU

De juiste volgorde: eerst apostille, dan vertaling

Een veelgemaakte fout is een document te laten vertalen vóór het geapostilleerd is. De juiste volgorde is: het originele document verkrijgen in het land van herkomst, het laten apostilleren (of legaliseren) in datzelfde land, en het vervolgens laten vertalen door een beëdigde vertaler in België. De beëdigde vertaler vertaalt dan het volledige document, inclusief de apostille. Als de volgorde omgekeerd is, dekt de apostille de vertaling niet en kan de Belgische administratie het document weigeren.

Officiële bronHCCH - ApostilleverdragFOD Justitie - Legalisatie van beëdigde vertalingen

Voor te bereiden documenten

  • Origineel document om te apostilleren of legaliseren
  • Controle van het land: ondertekenaar van Den Haag of niet
  • Apostille verkregen VÓÓR vertaling
  • Beëdigde vertaling van document + apostille
  • Kopie van identiteitsbewijs

Te volgen stappen

  1. Controleren of het land het Verdrag van Den Haag heeft ondertekend

    Raadpleeg de officiële lijst van 125 ondertekenende landen op de website van de HCCH. Als uw land erbij staat, volstaat een apostille. Zo niet, dan moet u de volledige consulaire legalisatie doorlopen.

  2. Apostille of legalisatie verkrijgen in het land van herkomst

    De apostille wordt afgeleverd door de bevoegde autoriteit van het land dat het document heeft uitgegeven (ministerie van Buitenlandse Zaken, rechtbank, enz.). Consulaire legalisatie houdt in dat u langs het ministerie van Buitenlandse Zaken van het land gaat, en vervolgens langs de ambassade of het consulaat van België.

  3. Laten vertalen door een Belgische beëdigde vertaler

    Zodra de apostille of legalisatie is aangebracht, vertrouwt u het volledige document (inclusief de apostille) toe aan een beëdigde vertaler ingeschreven bij de FOD Justitie. De vertaling dekt het volledige document en alle authenticatiestempels.

  4. Het document gebruiken in de administratieve procedure

    Uw geapostilleerd (of gelegaliseerd) en vertaald document is nu ontvankelijk bij de Belgische administraties: gemeente, rechtbank, Dienst Vreemdelingenzaken, notaris of elke andere instelling.

Goed om te weten

Budget

Bereid uw vertaalaanvraag voor

Geef het aantal pagina’s op en voeg daarna uw document toe in het aanvraagformulier.

CertiDocs bevestigt de prijs na controle van het document, vóór betaling. Alle tarieven bekijken

Mijn aanvraag voorbereiden

Veelgestelde vragen

+Wat is het verschil tussen apostille en legalisatie?
De apostille is een enkel stempel erkend door de 125 ondertekenende landen van het Verdrag van Den Haag (1961). Legalisatie is een keten van authenticaties nodig voor documenten bestemd voor niet-ondertekenende landen. De apostille is sneller en goedkoper.
+Wie levert de apostille af in België?
Voor Belgische documenten bestemd voor het buitenland wordt de apostille afgeleverd door de FOD Buitenlandse Zaken. Voor een buitenlands document bestemd voor België moet de apostille verkregen worden bij de bevoegde autoriteit van het land van uitgifte.
+Moet men apostilleren vóór of na de vertaling?
Altijd ervoor. De juiste volgorde is: origineel document → apostille in het land van herkomst → vertaling door een beëdigde vertaler in België. De vertaler vertaalt het volledige document inclusief de apostille.
+Mijn land heeft het Verdrag van Den Haag niet ondertekend, wat nu?
Voor niet-ondertekenende landen (bv. DR Congo, bepaalde landen in het Midden-Oosten) moet de consulaire legalisatie doorlopen worden: het document wordt eerst gewaarmerkt door het ministerie van Buitenlandse Zaken van het land van herkomst, vervolgens gelegaliseerd door de Belgische ambassade of het consulaat ter plaatse.
+Wat is de geldigheidsduur van een apostille?
De apostille zelf heeft geen vervaldatum. Het onderliggende document kan echter een beperkte geldigheidsduur hebben. Zo moet een strafblad doorgaans minder dan 3 tot 6 maanden oud zijn, afhankelijk van de Belgische administratie die het opvraagt.
+Hebben documenten uit de Europese Unie een apostille nodig?
Sinds de Europese verordening 2016/1191 zijn bepaalde openbare documenten (geboorte, huwelijk, overlijden, burgerlijke stand) uit een EU-land vrijgesteld van apostille en legalisatie wanneer ze in een ander EU-land worden voorgelegd. Een beëdigde vertaling blijft echter noodzakelijk.

Officiële bron

Gebruikte officiële bronnen

De onderstaande verwijzingen zijn de openbare bronnen waarmee deze pagina is gedocumenteerd. De uiteindelijke beslissing blijft altijd bij de bevoegde overheid.

Officiële bronHCCH - ApostilleverdragOfficiële brone-Justice-portaal - Openbare documenten in de EUOfficiële bronFOD Justitie - Legalisatie van beëdigde vertalingen

Analyse door CertiDocs: CertiDocs legt de procedure uit en helpt bij de koppeling met een professional. CertiDocs is geen overheidsdienst en is niet verbonden aan een overheid.